Travail en équipe et système d’information (SI) – 3/4

Cet article est le troisième d’une série de quatre sur l’utilisation des logiciels partagés pour faciliter l’exercice regroupé pluriprofessionel. Il a été rédigé par Florence Maréchaux, notre Médecin DIM, dans le cadre d’un partenariat avec Le Concours Médical, et a été diffusé dans le numéro de novembre. Retrouvez chaque mois un nouvel article !

Deuxième fonction parmi les 4 principales (1) d’un logiciel pluriprofessionnel : l’échange d’informations (rôle de Messenger des anglo/américains). Cette fonction permet la transmission des informations et la communication, de manière synchrone (en temps réel) ou asynchrone (de manière différée), entre les professionnels de santé d’une équipe et avec ceux extérieurs à la structure. Si ce transfert d’information est mal appréhendé/maitrisé, il peut compliquer le travail d’une équipe au lieu de le faciliter en altérant avant tout la communication, mais aussi la coordination et la confiance entre professionnels (2).

Les logiciels pluriprofessionnels ont significativement diversifié les moyens de communication entre professionnels. Désormais, en plus du face/face et du téléphone, les professionnels peuvent transmettre de l’information et communiquer avec les autres par une messagerie sécurisée, un système de notifications, des messages dans le logiciel partagé attachés au dossier du patient, une messagerie instantanée… Cette multiplicité peut entraîner des effets indésirables par défaut d’utilisation, dont voici quelques illustrations.

• Le choix de la « facilité ». La diversification des moyens peut conduire à choisir les plus « faciles » même s’ils sont considérés par les professionnels comme moins « efficaces ». Ainsi, dans l’étude de Chase et al., la transmission des notes de consultation était le moyen de communication le plus utilisé car facile (1 click). Cependant, les notes de consultation sans référence à un plan de soins ou sans contextualisation peuvent rester sans effet. C’est l’illusion de la communication.

• L’absence d’accord. Face à cette diversification, les professionnels ne se mettent pas d’accord sur « quand utiliser quoi ». Ainsi, une information transmise peut ne pas être vue, ce qui peut avoir un effet négatif sur la coordination.

• L’absence de feed-back. Si un logiciel pluriprofessionnel accélère le transfert d’information, il peut tout autant altérer la communication en n’incitant pas à répondre.

L’asynchronisme facilite le transfert d’information notamment entre professionnels travaillant en horaires décalés ou dans des structures différentes. Mais, le manque de simultanéité n’incite pas à donner une réponse ou ne permet pas de clarifier si nécessaire, ce qui peut entraîner au final une perte de temps plutôt qu’un gain de temps. Si une réponse est attendue dans un délai court, le téléphone ou la messagerie instantanée sont préférables à une communication asynchrone.Dans l’étude de Chase et al. (2), lorsque des utilisateurs pensaient qu’ils ne pourront plus se parler à cause de la technologie, les équipes appelaient cela « brain freeze » ce qui peut se traduire par « un blocage du cerveau ».

Troisième fonction parmi les 4 principales (1) d’un logiciel pluriprofessionnel : assistance à la pratique pluriprofessionnelle (rôle d’orchestrator des anglo/américains). L’objectif est d’assurer que la bonne personne fait la bonne chose au bon moment pour le patient.

L’utilisation de modèles (grilles) de saisie, de systèmes de tâches intelligents avec alertes ou rappels ou les deux permettent de faciliter le transfert d’information mais surtout d’améliorer la coordination et potentiellement de renforcer la confiance entre les professionnels. Un des effets induit essentiel d’un logiciel pluriprofessionnel est l’amélioration des pratiques cliniques parce que le logiciel pluripro favorise que la bonne personne fasse la bonne chose au bon moment. Cela peut même signifier « d’entrainer les professionnels au top de leur compétence » (2).

Malheureusement même les systèmes de tâches les plus performants ne fonctionneront pas si les professionnels n’acceptent pas cette façon de travailler. Un des défis pour mettre en place une coordination des soins médiées par les logiciels pluriprofessionnels est de pouvoir compter sur des professionnels qui se font confiance les uns les autres.

Le manque de disponibilité est aussi une difficulté. Les professionnels sont soumis à une pression de productivité qui les rendent réfractaires à de nouvelles façons d’exercer. Par exemple, « vous pouvez avoir un excellent outil pour l’asthme, mais si cela prend 10 minutes à installer, ce ne sera pas utilisé » (2).

L’assistance à la pratique médiée par le logiciel pluripro s’applique aux situations « protocolisées », c’est-à-dire les situations sur lesquelles les professionnels d’une équipe se sont mis d’accord. Pour des situations complexes ou inhabituelles, le logiciel ne peut pas remplacer une discussion entre les professionnels pour ajuster la prise en charge.

Un logiciel partagé ne peut qu’accompagner la collaboration ; lorsque la situation est complexe, un contact direct (face à face, téléphone) est indispensable.

À Suivre…

Référence

1. Concours Médical. Septembre 2018. N°7

2. Chase DA, Ash JS, Cohen DJ, Hall J, Olson GM, Dorr DA. The EHR’s roles in collaboration between providers: A qualitative study. AMIA Annu Symp Proc. 2014 Nov 14;2014:1718-27. eCollection 2014.

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